illustration, a man pulls the indicator of risk towards low

Što učiniti kada je rad (pre)zahtjevan?

Prvi korak u suočavanju sa stresom u organizaciji jest razmišljanje i pažljivo sagledavanje. U nastavku se nalaze raspisani koraci koje poslodavac i voditelj mogu (i trebaju) poduzeti ukoliko smatraju ili znaju da je povećana zahtjevnost posla i stoga izloženost ljudi stresu.

Koliko posla zapravo treba obaviti moj tim?
To je pitanje koje si svaki voditelj barem jednom postavi.

A komentari i pitanja koja često čuje vezano uz količinu posla su u rasponu od konstruktivnih do krajnje ciničnih: “Ovo se ne može!” “To je previše!” “Kako misliš da se to može do tada obaviti?” “Dobro, onda mi reci hoću li se baviti ovim ili onim?”  “Može, imaš i muzičku želju?” (no, to će vam rijetko reći, ipak drže do svoje pristojnosti… ali će često misliti).

Pročitajte što značajno utječe na ZAHTJEVNOST posla koji treba obaviti. Razmišljajte što kao voditelj ili menadžer tima možete učiniti da zaposlenici imaju dovoljno resursa, da su sposobni i spremni za posao, te da imaju dobru radnu okolinu.

Važna pitanja koja si morate postaviti kada ste voditelj tima:

Koliko posla treba obaviti?
  • Osigurati dostatne resurse da bi se posao obavljao :
    • U situaciji kad postoje nedostatni resursi, zatražiti od menadžmenta smjernice o prioritetima.
    • Podržati zaposlenike pomažući im pri postavljanju prioriteta ili u pregovaranju oko rokova.
    • Održati radni ritam i učinkovitost u vrijeme kada je smanjen broj zaposlenika.
  • Upravljati radnim opterećenjemzaposlenika (uskladiti  opterećenje i stupanj odgovornosti zaposlenika  s radnim kapacitetom i kompetencijama za određeni posao).
  • Postići ravnotežu u stupnju radnog opterećenja tako da su zaposlenici zainteresirani ioptimalno angažirani. Izbjegavati situacije  premalog  ili prevelikog  opterećenja i/ili zbunjenosti zaposlenika na temu posla.
  • Definirati osobne planove radakoji uključuju konkretne ciljeve  čime se  osigurava zaposlenikovo poznavanje opsega i standarda njegovog posla.
Jesu li zaposlenici sposobni i spremni raditi svoj posao?

Edukacija i razvoj

  • Pružiti zaposlenicima prilike za sustavnu edukaciju s ciljem osposobljavanja i usavršavanja za  kvalitetno obavljanje posla
  • Definirati osobne planove razvoja zaposlenika koji sadrže informacije o ciljevima razvoja i područjima edukacije zaposlenika, uz to periodično razgovarati sa zaposlenikom o toj temi
  • Sustavno administrirati podatke o provedenim edukacijskim programima s ciljem ažurnog uvida u provedene edukacijei osiguranja kompetentnosti zaposlenika u ključnim područjima njihovog posla

Komunikacija

  • Poticati zaposlenike da vam se obrate pravovremenou situacijama koje procjenjuju previše zahtjevnima
  • Razviti sustav za informiranje zaposlenika o neplaniranim kratkim rokovima ili posebnim okolnostima u kojima je potreban prekovremeni rad
  • Kontinuirano razgovarati sa svojim timom o poslu koji je potrebno napraviti. To može:
    • Pomoći vama da razumijete izazove s kojima se tim trenutno susreće te pritisak kojem su izloženi;
    • Omogućiti jasnu raspodjelu poslai dogovor s članovima tima;
    • Potaknuti razvoj grupne kohezije i privrženosti planiranom poslu– zaposlenici će se vjerojatno više uključivati  u posao ukoliko razumiju što i do kada treba učiniti. Neproduktivno je bez objašnjenja dodijeliti  dodatni posao timu koji je na granici preopterećenja;
    • Osigurati dogovor o sustavu smjenskog rada  sa zaposlenicima i njihovim predstavnicima, pri čemu  smjene  trebaju biti korektne u smislu radnog ritma i opterećenja;
    • Potaknuti razumijevanje i angažiranost zaposlenika  kod neplaniranih kratkih rokova i bilo kakvih posebnih potreba za produljeni rad.
    • Pomoći pri upravljanju u slučajevima neočekivanih izostanaka ili gubitaka u timu – svatko zna ključne etape projekta, kao i što je čija uloga u projektu.
  • Voditi ljude pokazujući im svojim primjerom.
Koliko je dobra radna okolina, odnosno radni uvjeti?
  • Koristiti primjerenu i dostatnu procjenu rizika s ciljem kontrole fizičkih opasnosti za zaposlenike.
  • Procijeniti rizik od tjelesnog nasilja i verbalnog zlostavljanja. Poduzeti korake u  slučaju pojave takvih situacija, u dogovoru sa zaposlenicima i ostalima koji mogu pomoći (odgovorne osobe u organizaciji i izvan nje-  policija, liječnici, psiholozi,…).
  • Prilagoditi početak i završetak radnog vremena kako bi se zaposlenicima pomoglo da se bolje nose s pritiscima izvan organizacije (npr. organiziranje brige o djeci, vrijeme potrebno za putovanje na posao i s posla zbog  slabe prometne povezanosti).
  • Osigurati aktualnost i valjanost procjena fizičkih rizika i opasnosti.
  • Organizirati trening kojim bi se zaposlenike uputilo u učinkovitije upravljanje sobom u posebno zahtjevnim situacijama (npr. zahtjevni telefonski pozivi, agresivni sugovornici i sl.)